Ein Unfall, eine schwere Diagnose, und von einem Tag auf den anderen bist du nicht mehr im Unternehmen. Ob es dann weiterläuft, entscheidet sich lange vorher: an dem, was geregelt ist, und daran, ob die Menschen, die übernehmen müssen, miteinander handeln können.
Im Gespräch: Jan Schulz und Dr. Dieter Bischop. Die Folge zum Anhören steht unten.
Warum die Notfallvorsorge an den Anfang gehört
Die Notfallvorsorge gehört an den Anfang jeder Nachfolge, und sie steht fast nie dort. Hat der Chef alles im Kopf, steht das Unternehmen still, wenn er ausfällt. Trotzdem wird sie gern verschoben, weil sie bedeutet, sich mit dem eigenen Ausfall zu befassen. Wer sich unentbehrlich fühlt, schiebt sie Jahr um Jahr.
Jan Schulz erzählt von einem Unternehmer, der eine schwere Diagnose bekam und sich von heute auf morgen zurückzog. Erst dann fiel auf, dass es keine Planung gab. Aufträge lagen offen, niemand wusste, wer die Verantwortung trägt. Eine langjährige Führungskraft sprang ein, doch das Unternehmen lief im Krisenmodus, und die Mitarbeiter mussten zugleich verarbeiten, dass ihr Chef plötzlich fehlte. Gerade dann brauchen Mitarbeiter und Familie offene, klare Kommunikation und Raum für das, was geschehen ist. Wer ausgefallen ist, gehört weiter dazu.
Banken nennen als Vorteile einer guten Notfallplanung vor allem die Handlungsfähigkeit des Unternehmens, gesicherte Liquidität und geregelte Vollmachten, dazu die Absicherung der Familie und weniger Streit unter Gesellschaftern und Erben.
Was in den Notfallkoffer gehört
Gemeint ist ein Ordner, der im Ernstfall geöffnet wird und sagt, was jetzt zu tun ist. Zuerst die Frage, wer übernimmt: ein Stellvertreter, ein Prokurist, jemand aus der Geschäftsleitung. Die Rolle sollte vorher vergeben und besprochen sein. Denk dabei eine Ebene weiter: Rückt der Stellvertreter auf deinen Platz, wird seiner frei.
Dazu kommen die Unterlagen und die digitalen Zugänge, vom Onlinebanking bis zu den Systemen, ohne die im Betrieb nichts läuft. Je klarer der Ordner als Anleitung Schritt für Schritt aufgebaut ist, desto weniger Unsicherheit und Streit entstehen später.
Manches klärst du mit Fachleuten. Welche Vollmachten brauche ich, und wer bekommt sie? Wie regle ich Erbe und Schenkung? Was gilt für meine Anteile? Diese Fragen gehören zu Anwalt, Notar und Steuerberater, die Frage nach der Liquidität zu deiner Bank. Rechtlich und steuerlich beraten wir nicht.
Die Fragen für den Ernstfall
Die wichtigsten Fragen lassen sich in zwei Stunden beantworten:
- Wenn ich morgen nicht mehr da bin: Wer unterschreibt?
- Wo liegen die Unterlagen, und wer weiß, wo sie liegen?
- Welche Zugänge und Schlüssel gibt es nur bei mir?
- Wer ruft die Bank an, wer die Kunden, wer die Belegschaft, und in welcher Reihenfolge?
- Gibt es außer mir jemanden, der die Firma nach außen vertreten darf, und weiß er es?
- Welche Verträge laufen auf meinen Namen statt auf die Firma?
- Wer entscheidet über meine medizinische Behandlung, wer über meine Anteile?
- Wann habe ich das zuletzt angesehen?
Die Fragen stammen aus Dr. Bischops Unternehmerroman „Dreiunddreißig Jahre“, den du kostenlos lesen kannst.
Unter der Sachebene: die Konflikte
Ob der Notfallkoffer trägt, hängt nach Dr. Bischops Erfahrung an etwas anderem: wie viele Konflikte es im Unternehmen gibt. Ein Unternehmen ohne Konflikte kennt er nicht. Sie entstehen, wo Grundbedürfnisse verletzt werden. Jemand fühlt sich ausgeschlossen, über andere wird geredet, einer fühlt sich nicht anerkannt oder ungerecht behandelt, wer lange dabei ist, wird übergangen. Oder die Vorstellungen, wohin das Unternehmen will, gehen auseinander. Was Menschen in einem System brauchen, beschreiben die zehn Systemgesetze, die Dr. Bischop zusammengestellt hat.
Im Alltag hält der Unternehmer vieles davon unter dem Deckel. Fällt er aus, ist der Deckel weg. Dann sichert jeder seinen Vorteil, oder die Stärkeren übernehmen das Ruder, auch wenn das dem Unternehmen nicht dient. Das geschieht in großen Firmen genauso wie im kleinsten Betrieb.
Aus 28 Jahren Praxis und über 400 Nachfolgeprozessen wissen wir: Am besten sind diese Konflikte gelöst, bevor der Ernstfall kommt, und es ist klar, wohin das Unternehmen will. Dann können Stellvertreter und Nachfolger gut weiterführen. Ist ein Konflikt schon eskaliert, schaffen die Beteiligten die Auflösung allein meist nicht mehr, und eine Begleitung von außen ist sinnvoll.
Vorsorge als gemeinsames Vorhaben
Einen Notfallplan schreibt der Unternehmer selten allein. Die Zugänge pflegt meist jemand anderes, und wer Verantwortung trägt, gehört in die Planung. Wer eines Morgens verkündet, ab heute bereite man sich auf den Notfall vor, erzeugt eher Unruhe. Besser ist ein Ziel, das alle verstehen: was die Vorsorge jedem bringt und was es kostet, wenn sie fehlt.
Dabei zeigt sich, wo es hakt. Wenn du dir vorstellst, mit einer bestimmten Person an diesem Ordner zu arbeiten, und Spannung in den Schultern spürst, ein Ziehen im Bauch oder einen unguten Gedanken, lohnt es sich, hinzuschauen. In unserer Erfahrung steckt dahinter meist ein ungelöster Konflikt, eine Systemgesetzverletzung zwischen euch.
Die Familie gehört dazu
Ein Unternehmer ist auch Partner, Vater oder Mutter, Kind seiner Eltern. Gibt es in der Familie schon Streit, beginnt im Erbfall oft das Hauen und Stechen: Wer übernimmt die Anteile, wer bekommt was? Dann ist auch das Unternehmen in Gefahr. Ein Testament allein regelt das nicht. Entscheidend ist, wie die Familie vorher miteinander umgegangen ist, ob gesprochen wurde und ob alte Verletzungen gelöst sind, manchmal über Generationen zurück.
Ein Beispiel aus der Folge: Ein Vater legte mehrere Notfallordner an, für verschiedene Fälle, etwa wenn er stirbt, wenn seine Frau stirbt oder wenn er nicht mehr selbst entscheiden kann. Er schrieb auf, wie er sich das vorstellt, auch für Haus und Finanzen, achtete auf die Systemgesetze und ging alles mit der Familie durch, bis es stimmig war. Leicht war das für niemanden. Am Ende fiel eine Last ab, von der vorher keiner gewusst hatte. Im Ernstfall muss nun niemand mehr planen, man folgt den Schritten, gerade dann, wenn der Verlust ohnehin viel Kraft kostet. Wo nichts geregelt ist, entstehen oft neue Verletzungen und Streit unter Geschwistern, besonders wenn es vorher schon nicht gut war.
Signale ernst nehmen
Der dritte Teil der Folge richtet den Blick auf dich: Wie gut sorgst du für dich? Oft trägt man Signale lange mit sich herum. Dauerstress, Beschwerden, die immer wiederkommen, Situationen, in denen du dich immer wieder ärgerst, belastende Träume. Oder Gedanken wie: Ich sollte mich mehr um mich kümmern, diesen Konflikt müsste ich endlich klären. Manchmal sind es Werte beim Arzt, die seit Jahren nicht gut sind, und das Kümmern wird wieder vertagt. Solche Signale verdienen Aufmerksamkeit, und ein ärztlicher Befund gehört nicht auf die lange Bank.
Viele, die zu uns kommen, erzählen im Rückblick, dass es vorher schon nicht mehr gut war. Sie konnten nicht Nein sagen, mussten perfekt sein und sich beweisen. Oft steht ein innerer Antreiber dahinter wie „Ohne mich fällt der Laden auseinander“. Damit fällt es schwer, mit Abstand auf die eigene Lage zu schauen. Andere haben schon viel versucht und sind im Hamsterrad geblieben, weil der Ursprung nicht gefunden wurde. In unserer Begleitung setzen wir an der Basis an, bei den Grundbedürfnissen und Basisgefühlen. Mit dem PowerCode, einem Teil von System Empowering, arbeiten wir daran, Verletzungen zwischen Menschen aufzulösen.
Sorge für dich, für deine Familie und dein Unternehmen, und auf allen Ebenen heißt das: Wertschätzung, Zugehörigkeit, ein gerechter Umgang. Der Notfallkoffer schafft Klarheit für den Tag, an dem du ausfällst. Sind die Konflikte gelöst, können die Menschen um dich herum dann gemeinsam handeln. Am besten brauchst du den Koffer nie.
Häufige Fragen
Was ist ein Notfallkoffer für Unternehmer?
Ein Ordner, auf Papier oder digital, mit allem, was andere brauchen, wenn du plötzlich ausfällst: wer vertritt, wo die Unterlagen liegen, welche Zugänge es gibt und wer wen in welcher Reihenfolge informiert.
Wie lange dauert es, einen Notfallplan aufzusetzen?
Die wichtigsten Fragen lassen sich in etwa zwei Stunden beantworten. Vollmachten, Testament und Regelungen zu den Anteilen brauchen mehr Zeit und gehören zu Anwalt, Notar und Steuerberater.
Reicht ein Testament, um Streit in der Familie zu verhindern?
Meist nicht. Ein Testament regelt, wer was bekommt. Ob die Familie den Ernstfall gemeinsam trägt, hängt davon ab, wie sie vorher miteinander umgegangen ist und ob alte Konflikte gelöst sind.
Warum spielen Konflikte bei der Notfallplanung eine Rolle?
Fällt der Unternehmer aus, kommen Konflikte an die Oberfläche, die er bisher unter dem Deckel gehalten hat. Stellvertreter und Nachfolger können nur dann gut übernehmen, wenn sie miteinander arbeiten können und klar ist, wohin das Unternehmen will.
Die Folge zum Anhören
Weiterlesen
Wie wir Unternehmer und ihre Familien in der Nachfolge begleiten, liest du auf unserer Seite zur Unternehmensnachfolge mit System Empowering. Mehr aus der Praxis findest du unter Was wir aus über 400 Nachfolgen wissen. Wenn du merkst, dass bei dir etwas offen ist, im Unternehmen oder in der Familie, melde dich bei uns.